1. L’obligation de convoquer

Toute séance du Conseil municipal doit être précédée d’une convocation adressée aux membres du Conseil municipal.
Une délibération prise par le Conseil municipal sans qu’aucune convocation n’ait été adressée à ses membres est illégale.

Une nouvelle convocation est obligatoire en cas de :

• levée d’une séance ;
• séances successives ;
• changement de date, d’heure (non mineure) ou de lieu de la réunion portés sur la convocation.

Par exception, il n’est pas obligatoire de convoquer les membres du Conseil municipal en cas de :

• suspension de séance (la séance doit être interrompue et non levée) ;
• séances préparatoires du Conseil municipal (réunions du Conseil précédant la séance officielle au cours de laquelle la décision effective sera prise) ;
• modification mineure de l’heure de réunion.

2. Les autorités habilitées à convoquer

Le maire convoque le Conseil municipal à chaque fois qu’il le juge utile (article L. 2121-9 et L.2121-10 du CGCTCode Général des Collectivités Territoriales. ).
Cependant, le Conseil municipal doit se réunir au moins une fois par trimestre (article L.2121-7 du CGCTCode Général des Collectivités Territoriales. ).

Le Conseil municipal peut être convoqué par le maire à la demande des conseillers municipaux en exercice (article L.2121-9 du CGCTCode Général des Collectivités Territoriales. : 1/3 des membres du Conseil municipal dans les communes de plus de 1 000 habitants, sinon la majorité des membres du conseil). Cette demande doit être motivée : elle précise l’objet de la séance du Conseil municipal et les raisons pour lesquelles il est appelé à délibérer.

Le préfet peut convoquer le Conseil municipal, lorsque le maire, en tant qu’agent de l’État, refuse ou néglige de faire un des actes qui lui sont prescrits par la loi. Le préfet peut y procéder d’office lui-même ou par un délégué spécial (article L. 2122-34 du CGCTCode Général des Collectivités Territoriales. ). Ce délégué spécial peut être :

• un conseiller municipal ;
• le maire d’une commune voisine ;
• tout fonctionnaire ou citoyen.

Cas particuliers :

Réunion d’installation du Conseil municipal suite à un renouvellement partiel ou général du Conseil municipal (article L. 2121-10 et L. 2122-34 du CGCTCode Général des Collectivités Territoriales. ).
Convocation par :

• le maire sortant ;
• à défaut, l’adjoint dans l’ordre des nominations ;
• à défaut, le conseiller le plus ancien dans l’ordre du tableau.

Si le maire s’y oppose ou omet de convoquer les nouveaux conseillers, le préfet le met en demeure d’y procéder.
En cas de persistance du refus, il convoque lui-même le Conseil municipal ou par l’intermédiaire d’un délégué spécial.

3. Le contenu de la convocation

La convocation doit indiquer le lieu, le jour et l’heure de la réunion du Conseil municipal. Elle doit mentionner l’ordre du jour de façon claire et précise.
L’ordre du jour est la liste des questions sur lesquelles le Conseil municipal sera appelé à délibérer.
Le maire est maître de l’ordre du jour (article L.2121-10 du CGCTCode Général des Collectivités Territoriales. ), la seule limite étant que l’exercice discrétionnaire de sa compétence ne doit pas porter une atteinte excessive au droit de proposition dont disposent les conseillers municipaux⁽¹⁾.

La convocation doit, pour les communes de 3500 habitants et plus, être accompagnée d’une note explicative de synthèse portant sur chacun des points de l’ordre du jour (article L.2121-12 du CGCTCode Général des Collectivités Territoriales. ). Le défaut d’envoi de cette note ou son insuffisance entache d’irrégularité les délibérations prises, à moins que le maire n’ait fait parvenir aux membres du Conseil municipal, en même temps que la convocation, les documents leur permettant de disposer d’une information adéquate pour exercer utilement leur mandat⁽²⁾.
Cette obligation doit être proportionnée par rapport à l’importance et à la nature des affaires. Cela doit permettre, en tous les cas, aux conseillers de pouvoir appréhender le contexte et de comprendre les motifs de faits et de droit des mesures envisagées, ainsi que de mesurer leurs conséquences.

4. La forme de la convocation

La convocation est transmise de manière dématérialisée (article L. 2121-10 du CGCTCode Général des Collectivités Territoriales. , en sa version modifiée par la loi dite « engagement et proximité » du 27 décembre 2019) ou, si les conseillers municipaux en font la demande, adressée par écrit à leur domicile, ou à une autre adresse.

5. Les délais de convocation

Pour les communes de moins de 3 500 habitants, le délai est de 3 jours francs avant la date de la réunion (article L. 2121-11 du CGCTCode Général des Collectivités Territoriales. ).
Pour les communes de plus de 3 500 habitants, le délai est de 5 jours francs avant la date de la réunion (article L. 2121-12 du CGCTCode Général des Collectivités Territoriales. ).

Le délai ne commence à courir que le lendemain de la date à laquelle les convocations sont adressées, et doit expirer au moins la veille de la réunion du conseil. Le jour de la distribution de la convocation et le jour de la réunion du Conseil municipal n’entrent donc pas dans le calcul des jours francs.

Exemple :
Une commune compte 2 000 habitants (moins de 3 500 habitants).
Le délai de convocation du Conseil municipal est de trois jours francs au moins.
Un Conseil municipal a lieu le 28. Le 25, 26, 27 sont des jours francs. La convocation doit être envoyée au plus tard le 24. Si elle est envoyée et affichée le 25, le Conseil municipal ne pourra légalement se tenir.

6. La publicité des convocations

Toute convocation doit :

• être mentionnée au registre des délibérations ;
• être affichée et publiée.

L’affichage se fait sur la porte de la mairie.
La publication sous forme électronique se fait sur le site officiel de la Mairie (Cf. Délibération 2022-39).

L’absence de publicité de la convocation rend illégale la délibération si :

• elle est déterminante dans la décision prise par le conseil ;
• le maire a délibérément violé les règles de publicité.

7. Modification de l’ordre du jour

L’ordre du jour est obligatoirement mentionné sur la convocation au Conseil municipal. La convocation peut être librement modifiée. Cependant, toute modification de convocation revient à annuler et remplacer la convocation envoyée précédemment par la nouvelle. Ainsi, un ou plusieurs nouveaux points peuvent être ajoutés à l’ordre du jour uniquement si le délai de convocation est respecté.

L’ordre du jour doit mentionner l’ensemble des affaires qui seront soumises à délibération. Aucune autre délibération ne pourra être soumise au Conseil municipal. Si une délibération a été adoptée alors même qu’elle n’était pas inscrite à l’ordre du jour, le juge administratif procédera à son annulation.  Ainsi, il est fortement déconseillé de rajouter en début de séance un point à l’ordre du jour, même si les conseillers municipaux présents physiquement sont d’accord.

En revanche, il est tout à fait possible d’échanger ou de débattre librement sur des points qui ne seront pas soumis à délibération.

Notes

(1) Question écrite au Sénat, N°09457, J. Louis Masson, 09/07/2009.

(2) Question écrite au Sénat, N°09457, déjà citée, et Conseil d’État, 14 novembre 2012, Commune de Mandelieu-la-Napoule, N°342327.